Im Rahmen unserer Blogreihe zur Einführung der Learning-Analytics-Software POLARIS geben wir Einblicke in verschiedene Aufgabenfelder und Meilensteine bei der hochschulweiten Implementierung von Learning Analytics. In diesem Beitrag berichtet das Team der RWTH Aachen aus dem Teilprojekt Learning Analytics über die Gremienprozesse, die mit der Einführung der im Rahmen von KI:edu.nrw entwickelten Software an ihrer Hochschule einhergehen.

Im Teilprojekt Learning Analytics wird unter Koordination der RWTH Aachen die Software POLARIS entwickelt und eingeführt. Dies dient als Pilotprozess für andere NRW-Hochschulen, die die Open-Source-Software ebenfalls etablieren können.

Die Einführung von Learning Analytics bedeutet mehr als die technische Bereitstellung einer Software. Sie bietet das Potenzial das Lehren und Lernen an einer Hochschule datengestützt weiterzuentwickeln und damit grundlegend zu verändern. Dashboards mit Statistiken zu Lernverhalten, Materialnutzung oder Studienverläufen schaffen neue Informationsgrundlagen – für Studierende, Lehrende sowie Verwaltungs- und Serviceeinrichtungen. Entsprechend wichtig ist es, zentrale Statusgruppen und Gremien frühzeitig einzubinden, um Erwartungen, Bedarfe, aber auch mögliche ungewollte Effekte der neuen Software zu adressieren.

Bereits während der Konzeptentwicklung in der ersten Förderphase von KI:edu.nrw wurde das Projekt hochschulintern bekannt gemacht und mit Beteiligten diskutiert – unter anderem auf dem hochschulweiten Treffen der Fachschaften mit dem AStA. In diesen frühen Austauschrunden wurden erste Bedarfe, Fragen und Erwartungen aufgenommen, etwa zur Transparenz bei der Verarbeitung von Lernenden-Daten. Dabei eingeflossen sind auch die Ergebnisse aus dem Partizipationsprozess zu Learning Analytics mit Studierenden und Lehrenden an der RUB.

Mit Fortschreiten der Entwicklung rückten konkrete Gremienprozesse in den Fokus. Sobald die Datenschutzfragen für den aktuellen Stand der Software geklärt waren – festgehalten in Dokumenten wie den Datenschutzhinweisen, einem Datenschutzkonzept sowie einer Datenschutz-Folgenabschätzung – wurde POLARIS in verschiedenen Gremien der RWTH vorgestellt. Dazu gehörten unter anderem der IT-Ausschuss, die Personalräte und die der Gruppenvertretung der wissenschaftlich Beschäftigten. Alle relevanten Gremien haben sich für die Einführung von POLARIS an der RWTH ausgesprochen.

In den Gremien ergaben sich wiederkehrende Themen, die auch an anderen Hochschulen eine Rolle spielen dürften:

• Erwartungen an die Auswertungen: Welche Analysen sind sinnvoll, welche werden kritisch gesehen? Welche Zielgruppen profitieren davon – und wie?
• Informations– und Weiterbildungsangebote: Wie werden die Nutzenden dabei unterstützt, die Statistiken auf den Dashboards zu interpretieren? Sind Weiterbildungsangebote nötig?
• Zeitliche Auswirkungen für die Nutzenden: Führen Learning Analytics zu einer Entlastung durch bessere Informationsverfügbarkeit oder entstehen eher neue Aufwände, z.B. durch Einarbeitung und Prozessanpassungen auf Seiten der Hochschulmitarbeitenden?
• Datenschutz: Welche Maßnahmen werden getroffen, damit personenbezogene Informationen von Studierenden, aber indirekt auch von Mitarbeitenden sicher verarbeitet werden?
• Mitbestimmung und Governance: Wie kann ein verantwortungsvoller Umgang mit Learning Analytics hochschulweit etabliert werden? Wie soll beispielsweise in Zukunft über die Einführung neuer Analysen in POLARIS entschieden werden?

Wichtig ist zu betonen, dass der Einbindungsprozess nie abgeschlossen ist. Der Austausch mit den verschiedenen Gruppen innerhalb und außerhalb von Gremienprozessen geht begleitend zu einem fortschreitendem Roll-Out, zur Entwicklung neuer Funktionen und natürlich in Reaktion auf Bedarfe der Akteur*innen immer weiter. 

Da jede Hochschule eigene Voraussetzungen, Gremienkulturen und IT-Strukturen mitbringt, gibt es keine Blaupause für die Einführung von Learning Analytics. Um andere Hochschulen bei der Auseinandersetzung mit diesen Fragen zu unterstützen, fördert KI:edu.nrw seit dem 1. Juli 2025 zwei Transferprojekte, die prüfen, ob und in welcher Form sie POLARIS einführen möchten. Dabei geht es nicht nur um die technische Integration, sondern insbesondere um Gremienprozesse, Partizipation und hochschulspezifische Anforderungen. Mehr dazu gibt es in Kürze bei uns im Blog. Um auf dem Laufenden zu bleiben, abonnieren sie gerne unseren Newsletter.